İLGİLİ KİŞİ TALEBİ KARŞILAMA PROSEDÜRÜ

1. GİRİŞ

1.1 Amaç

Site Telekom Anonim Şirketi (“Şirket”) tarafından veri sorumlusu sıfatıyla işbu İlgili Kişi Talebi Karşılama Prosedürü (“Prosedür”), gerçekleştirilmekte olan kişisel verilerin saklanması ve imhası faaliyetleri dolayısıyla ilgili kişilerin hakları, talepleri ve taleplerinin karşılanmasına ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amaçlarıyla hazırlanmıştır.

1.2 Yürürlük

Şirket, yasal düzenlemelere ve politikaya paralel olarak işbu Prosedür’de değişiklik yapma hakkını saklı tutar. Prosedür’de bir değişiklik yapılması durumunda güncel metin, yayım ve yürürlük tarihini içerecek şekilde değerlendirme ekibine iletilecektir. Prosedür’de bir değişiklik yapılması halinde, değişiklik tarihi öncesinde alınıp da henüz yanıtlanmamış başvurular hakkında güncel Prosedür hükümleri uygulanacaktır.

1.3 Tanımlar

2. İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARI

İlgili kişiler aşağıda yer alan haklara sahiptirler:

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

3. İLGİLİ KİŞİ BAŞVURUSU

3.1 Başvuru Yöntemleri

3.1.1 Yazılı Başvuru

İlgili kişi, kimlik tespitini sağlayacak bir belge ile işbu Prosedür ekinde yer alan ıslak imzalı Başvuru Formunu bizzat elden teslim etmek suretiyle başvurusunu gerçekleştirebilir. (Nüfus cüzdanı, Sürücü belgesi, Pasaport, Türk Silahlı Kuvvetleri kimlik kartı, Evlilik cüzdanı, Avukat kimlik belgesi, Sarı Basın Kartı, Hâkim /Savcı kimliği kimlik tespitini sağlayacak geçerli belgelerdendir.) Başvurucudan kimlik belgesi fotokopisi alınmayacaktır.

Yazılı başvuru, ilgili kişi tarafından bizzat yapabileceği gibi noterlikçe düzenlenen vekaletname suretinin sunulması halinde vekil aracılığıyla da yapılabilir.

Yazılı başvurularda başvurucunun kimlik belgesi fotokopisi alınmasının önüne geçmek adına başvuru, değerlendirme ekibinden bir yetkili huzurunda alınmalıdır. Mümkün olmaması halinde başvuruyu teslim alan yetkili, işbu Prosedür’ün 4.2.1. maddesinde belirtilen ön inceleme prosedürünü takip ederek başvuruyu kabul etmelidir.

3.1.2. Noter Aracılığıyla Başvuru

İlgili kişi, yürürlükteki Noterlik Kanunu hükümleri doğrultusunda başvurusunu noter aracılığıyla da yapabilir. Bu şekilde yapılan başvurularda, içerik denetimi Başvuru Formunda yer alması gereken ancak başvuruda yer verilmeyen unsurlar üzerinden yapılmalı; eksiklik halinde derhal ilgili kişiye bildirilerek eksiklik giderilmelidir.

3.1.3. Güvenli Elektronik İmza ile KEP Aracılığıyla Başvuru

İlgili kişi, Başvuru Formunu 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamında düzenlenen güvenli elektronik imza ile imzalamak suretiyle başvurusunu gerçekleştirebilir. Bu şekilde yapılan başvurularda, içerik denetimi Başvuru Formunda yer alması gereken ancak başvuruda yer verilmeyen unsurlar üzerinden yapılmalı; eksiklik halinde derhal ilgili kişiye bildirilerek eksiklik giderilmelidir.

3.1.4. Harici Başvurular

İşbu bölümde yer verilen yöntemler dışında (Call Center, E-Posta, Sözlü vb.) başvuru yapılması halinde, başvuru muhatabı çalışan, ilgili kişinin belirlenen başvuru yöntemlerinden birisi ile başvuruda bulunmasını sağlamak ve kolaylaştırmak için başvurucuyu yönlendirmelidir.

3.2 Başvuru İçeriği

3.2.1 İlgili Kişi Kimlik Bilgileri

Başvurunun hukuka uygunluğu ve geçerliliğinin temini, ilgili kişiyle hızlı iletişime geçilmesi ve etkin başvuru yanıtlama amaçlarıyla başvurularda ilgili kişiye ait belirtilen bilgilerin yer alması zorunludur:

• Ad ve Soyad,
• C. Kimlik Numarası,
• İkamet/İş Yeri Adresi
• E-Posta Adresi,
• Dahil Olduğu Kişi Grubu.

3.2.2. Başvurucu Talep Özeti

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve Kurul tarafından belirlenen yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve ilgili kişi talebinin en hızlı ve doğru şekilde karşılanabilmesi amaçlarıyla, talep ve işbu Prosedür’ün 2. maddesinde sayılan haklardan hangilerinin kullanıldığı belirtilmelidir.

3.2.2. Başvuru Yanıtlama Yöntemi

Başvurucunun talebine ilişkin yapılan değerlendirme neticesinde, başvuru yanıtının ilgili kişiye iletilme yöntemi başvurucunun seçimine bırakılmalıdır. Başvurucu tarafından bu şekilde bir tercih yapılmamışsa işbu Prosedür’ün 5.4. maddesi hükümleri doğrultusunda başvuru yanıtlanacaktır.

3.3 Başvuru Ücreti

Başvurular kural olarak ücretsiz olarak kabul edilip, sonuçlandırılır. Buna karşılık başvurunun yanıtlanabilmesi için ayrıca bir maliyet doğması halinde Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliği’nin 7. Maddesi uyarınca, yazılı olarak cevap verildiği hallerde on sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 Türk lirası işlem ücreti alınır. Başvurunun şirket hatasından kaynaklanması hâlinde alınan ücret ilgiliye iade edilir.

4. Başvuruların Değerlendirilmesi

4.1. Başvuruların İletilmesi

Başvurular ivedilikle ve en geç başvurunun şirkete ulaştığı günü takip eden ilk iş günü mesai bitimine kadar işbu Prosedür ekinde belirtilen değerlendirme ekibine iletilmelidir. Belirlenen süre içerisinde değerlendirme ekibine ulaşılamaması halinde öncelikle Veri Koruma Görevlisine, bu da mümkün olmadığı takdirde başvuru, değerlendirme ekibine sunulmak üzere, derhal bir üst amire iletilmelidir.

4.2. Ön İnceleme Aşaması

Başvurunun hukuka uygunluğu ve geçerliliğinin temini, başvurucuyla hızlı iletişime geçilmesi ve etkin başvuru yanıtlama amaçlarıyla, değerlendirme ekibi tarafından başvuru öncelikle aşağıda yer alan yönlerden değerlendirilmelidir.

4.2.1 Başvurunun Yetkili Kişi Tarafından Yapıldığının Tespiti

Yazılı başvurularda, başvuru formunun eksiksiz ve doğru olarak doldurulması zorunludur. Başvurucunun sunduğu geçerli kimlik belgesinde yer alan bilgilerle başvuru formunda yer alan bilgilerin aynı olduğu tespit edilmelidir.

Vekil aracılığıyla yapılan başvurularda vekâletnamede yer alan bilgilerle vekilin ve ilgili kişinin kimlik bilgilerinin aynı olduğu tespit edilerek, vekâletname sureti başvuru formuna eklenmelidir.

Noter aracılığıyla yapılan başvurularda her ne kadar Noterlik Kanunu gereğince işbu bölümde yer alan bilgilerin tespitinin Noterlikçe yapılması zorunlu ise de değerlendirme ekibi tarafından tekrar bir değerlendirme yapılmalıdır.

Elektronik imza ile yapılan başvurularda ise nitelikli imza sahibi ile başvuru formunda yer alan başvurucu kimlik bilgilerinin aynı olduğu tespit edilmelidir.

Kimlik bilgilerinde uyuşmazlık ve/veya eksiklik olması halinde, uyuşmazlığın ve/veya eksikliğin giderilmesi için ilgili kişiyle iletişime geçilerek eksiklikler giderilmelidir.

4.2.2. Talebin Açıklattırılması

Başvurularda talep karışıklığa mahal vermeyecek şekilde, açık ve anlaşılır olarak belirtilmelidir. Talebin mevcut veya anlaşılabilir olmaması halinde ilgili kişiyle iletişime geçilerek talebi açıklattırılmalıdır. Talebin açıklattırılması aşamasında, ilgili kişi tarafından talebin genişletilmesi halinde bu talebin başvuru yöntemine uygun olarak alınması gerekir.

4.2.3 Ön İnceleme Sonucu

4.2.3.1 Talebin Reddi

Değerlendirme ekibi tarafından gerçekleştirilen ön inceleme neticesinde;

• İlgili kişi ile başvurucunun farklı kişiler olduğu,
• Vekil aracılığıyla yapılan başvurularda vekilin yetkili olmadığı,
• İlgili kişinin başvurusunda kimliğini tespite yarayan bilgi ve belgeleri sunmadığı,
• İlgili kişiden eksikliklerin giderilmesi talep edilmesine karşılık eksikliklerin giderilmediği,

Hallerde, gerekçesi açıklanmak suretiyle talebin reddine karar verilecektir.

4.2.3.2. Talebin Değerlendirmeye Alınması

Ön inceleme neticesinde işbu Prosedür’ün 4.2.3.1. maddesinde sayılan haller dışında başvurucunun talebinin değerlendirmeye alınmasına karar verilir.

4.3. Değerlendirme Aşaması

Ön inceleme aşamasında talebin reddini gerektirecek hallerin bulunmadığının tespit edilmesi halinde talebin değerlendirilmesi aşamasına geçilecektir.

4.3.1. Kişi Grubunun Tespiti

Talebin değerlendirilmesi aşamasında değerlendirme ekibi tarafından öncelikle başvurucunun dahil olduğu kişi grubu tespit edilmelidir. Bir kişinin birden fazla kişi grubuna dahil olduğu hallerde, bu hususta ilgili kişiden açıklama talep edilmeksizin dahil olduğu her bir kişi grubu yönünden değerlendirme yapılmalıdır.

4.3.2. Talebin Tespiti

İlgili kişi başvuru formunda bir veya birden fazla talepte bulunabilir. Talepler işbu Prosedür’ün 2. maddesinde belirlenen sıraya uygun şekilde sıralanarak, ayrı ayrı değerlendirilmelidir.

Talebin doğru olarak tespiti ve sıralanması, değerlendirme aşamasında karışıklığın ve hatanın önüne geçeceği gibi değerlendirmenin kısa sürede sonuçlandırılmasına da katkı sağlayacaktır.

4.3.3. Kişisel Veri Envanteri Araştırması

Kişisel Veri Envanteri yalnızca Veri Koruma Görevlisi (DPO) ile değerlendirme ekibinin erişimine açıktır.

İlgili kişinin dahil olduğu kişi grubu ve talebi doğrultusunda; Kişisel Veri Envanterinde Organizasyon, Süreç, Veri Kategorisi, Kişisel Veri-Özel Nitelikli Kişisel Veri-İşleme Amacı-Kişi Grubu-Hukuki Sebep-Saklama Süresi-Alıcı Grubu-Tedbirler sıralamasına uyularak sonuca gidilmelidir.

4.3.4 Saklama ve İmha Politikası Araştırması

Kişisel Veri Envanteri araştırmasının tamamlanması ile ilgili kişi talebini ayrıntılı ve doğru bir şekilde karşılayabilmek adına işbu Prosedür’ün 4.3.3. maddesinde belirtilen usul takip edilerek talebin Politika’da yer alan karşılığı belirlenmeli ve bu doğrultuda talebin tüm yönleriyle gerekçelendirilmesi sağlanmalıdır.

4.3.5. Şirket Veri Tabanları Araştırması

Değerlendirmenin son safhasında ilgili kişiye ilişkin tutulan tüm bilgi ve kayıtlara ulaşabilmek adına fiziksel ve elektronik kayıt ortamlarında şirket veri tabanı araştırması yapılmalıdır. Bu araştırma neticesinde Envanter ve Politika’da eksiklik, uyuşmazlık veya yanlışlık olduğunun tespit edilmesi halinde, işbu Prosedür’ün 6.1. maddesi hükümleri uygulanacak ve cevap yazısında şirket veri tabanı araştırmasına öncelik verilecektir.

5. Başvurunun Yanıtlanması

5.1. Cevap Yazısının İçeriği

İlgili kişi tarafından yapılacak başvuruların etkin, hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak sonuçlandırılabilmesi için gerekli her türlü idari ve teknik tedbirlerin alınması gerekmektedir. Bu bağlamda cevap yazısının doğru, güncel ve talebi karşılar mahiyette olması gereklidir. Bununla birlikte cevap yazısında aşağıda belirtilen unsurlar bulunması zorunludur:

• Veri sorumlusu veya temsilcisine ait bilgiler,
• Veri işleyen veya temsilcisine ait bilgiler, (Yalnızca veri işleyen sıfatıyla yapılan değerlendirmelerde uygulanacaktır.)
• Başvuru sahibinin adı ve soyadı,
• Başvuru sahibinin Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası,
• Başvuru sahibinin tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası,
• Başvuru sahibinin talep konusu, eksiklik veya uyuşmazlık nedeniyle yapılan bildirime karşı bildirim ve başvurucunun ek yanıtı ve talebi,
• Başvurunun yanıtlanması için araştırma yapılan kaynaklar,
• Veri sorumlusunun başvuruya ilişkin açıklamaları,
• Talebin kabulü halinde talep gereğinin yerine getirilme zamanı ve usulü,
• Şirket kaşesi ve yetkili imzası.

5.2. Cevap Süresi

Başvuruda yer alan talepler, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandırılmalıdır. 

5.3 Talebin Yerine Getirilmesi

Başvurucu talebinin kabul edilmesi hâlinde, talebin gereği en kısa sürede yerine getirilir ve ilgili kişiye bu hususta bilgi verilir. Cevap yazısında talebin yerine getirildiği tarih ve yerine getirilme usulü açık bir şekilde belirtilmelidir.

5.4. Cevap Yazısının Saklanması ve Arşivlenmesi

Cevap yazısı, yetkili tarafından iki nüsha halinde hazırlanarak bir nüshası imzalı ve kaşeli olarak, başvurucu tarafından başkaca bir yöntem talep edilmemişse, posta yoluyla başvurucunun bildirdiği adrese gönderici ödemeli olarak iadeli taahhütlü posta yoluyla tebliğ edilir.

Elektronik imza ile yapılan başvurularda, cevap yazısı imza yetkilisi tarafından güvenli elektronik imza ile imzalanarak başvurucunun adresine gönderilir. Gönderim sonrasında elektronik postanın başvurucuya ulaştığına ilişkin kayıtlar en geç 2 iş günü içerisinde temin edilmelidir. Bu yolla başvurunun yanıtlanması mümkün değilse, cevap yazısı, imkânsızlık hali de belirtilmek kaydıyla, gönderici ödemeli olarak iadeli taahhütlü posta yoluyla başvurucunun bildirdiği adrese tebliğ edilir.

Posta yoluyla tebliğ edilen cevap yazısının diğer nüshası ile başvurucuya gönderilen cevabın alındı belgesi; elektronik imza ile verilecek cevaplar ve buna ilişkin tüm kayıtlar ile başvurucunun talebine ilişkin tüm bilgi ve belgeler, değerlendirme ekibi nezdinde tutulacak İlgili Kişi Talep ve Cevap Klasöründe ve elektronik ortamda saklanır ve 5 yıl süreyle muhafaza edilir. 

6. Çeşitli Hükümler

6.1 Başvuru neticesinde, Şirket tarafından işlenmekle birlikte VERBİS kaydı, Kişisel Veri Envanteri, Politika ve sair belgelerde yer almayan yahut işlenmediği halde bu belgelerde işlendiği belirtilen kişisel verilerin saptanması halinde, durum derhal Veri Koruma Görevlisine bildirilmelidir.

6.2. İşbu Prosedür’de belirtilmeyen hallerde Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ, Saklama ve İmha Politikası hükümleri uygulanacak ve uygulama yöntemi işbu Prosedür’e eklenerek, metin güncel haliyle değerlendirme ekibine sunulacaktır.

6.3. Şirketin Veri İşleyen sıfatıyla işlediği kişisel verilere ilişkin olarak doğrudan Şirkete yapılacak başvurularda, başvurunun yapıldığı gün başvuru, yazılı olarak Veri Sorumlusuna iletilecektir. Veri Sorumlusu tarafından yazılı olarak, değerlendirme ve/veya cevabın Şirket tarafından yapılmasına karar verilmesi halinde işbu Prosedür usul ve esasları doğrultusunda işlem yapılacaktır.

EK-1: Başvuru Formu

EK-2: Değerlendirme Ekibi